許多企業都有會議室租借的需求，但也許您才剛進入公司不久，還不太了解會議室租借應該要注意的事項，這篇文章告訴您一些租借會議時該注意的小細節！幫助您挑選最適合的會議室！
會議室租借-投影設備
在租借會議室時，在投影設備有幾點特別要注意：
會議室的必需品－投影機：
投影機的流明數大小，流明是光通量的單位，在相同距離的情況下，流明越高越亮，但記住，選擇活動使用的投影機不要有流明越高越好的迷思，而要依據會議室和開會議的屬性來選擇適合的流明數。
一般來說，如果是一般家庭劇院的機種，大都介於1000~3000流明；中小型辦公室或教室會用3000~5000流明；大型會議室或禮堂則需要5000~8000流明，如果需要投影螢幕尺寸很大的話，甚至需要上萬流明都有可能。此外，如果活動要保持燈光打開的狀態，也要比關燈時的流明再更高些。
除了亮度之外，擺放的位置也很重要，一般來說，只有極短焦的投影機才有辦法僅距離螢幕30cm便可投影80吋的畫面，其餘機種皆須距離螢幕2~3公尺以上方可投影。
所以在租借會議室時，要注意投影機是否懸吊於天花板上，否則請務必事先預留投影的空間。現在，許多餐廳咖啡廳場地也開始提供包場的服務，並且採購投影機來提供課程、會議室、講座活動的使用，租用前可以先了解投影機的型號，上網搜尋該機種的流明數，避免上課投影效果不彰。
會議室租借-無線網路
現今的大型的會議室、課程講座活動，主講者通常都有一至兩個以上的裝置（電腦/手機/平板），因此要找一個好的會議室，必須租借具備可供多個裝置連網的WiFi會議室。
很可惜的是，大多空間準備的WiFi分享器，都是家用型的分享器，即使使用標榜為企業級的分享器，每個分享器可供連網的裝置數量通常到20個就是極限了，因此使用者可從基地台的數量，大致推敲出可供連網的裝置數量。
以經驗來說，需要的數量依據會議室的設計會稍不同，大約落在人數的80%至130％之間，即100人的會議室，需要準備至少可供80-130台裝置連網的設備才能提供品質好的WiFi環境。
會議室租借-桌椅擺放
根據會議室、講座形式的不同，使用者會選擇不同的桌椅擺放方式，而桌椅的擺放方式會大大影響可容納的人數，在選擇場地前必須先行了解。
如果以一般常見的折疊椅（45cm*45cm）和折疊桌（120cm*45cm）大小為基準的話，只擺椅子不擺桌子的「劇院型」，方正完整的空間約可容納坪數*4左右的人數；
如果是每兩人用一張桌子的「教室型」，約可容納坪數*2.5左右的人數；
如果是將桌椅擺放成「ㄇ型」或是將數張桌子合併的「小組討論型」，則可容納坪數*2左右的人數使用。在租借場地前，要清楚桌椅擺放的方式，屆時才不會發生空間不足的窘境。
會議室-其他設備租借
會議室租借的細項還有許多，例如：麥克風設備須確認數量有幾隻、是否可供無線使用、有無耳掛式麥克風的需求等。
電腦設備相關設備也記得注意蘋果電腦的要有特別的投影轉接線、投影筆、雷射筆、黑白板等，也都是會議室中可能會使用到的設備，在租借前可先行確認場地是否提供，需不需要額外收費等，避免後續爭議。
(Photo via tiarescot CC License)
