會議和講座場地該注意什麼?

2014 / 12 / 16 Published by Aaron


投影設備

場地的投影設備有幾點特別要注意,首先是投影機的流明數大小,流明是光通量的單位,在相同距離的情況下,流明越高越亮,但記住,選擇活動使用的投影機不要有流明越高越好的迷思,而要依據場地和活動的屬性來選擇適合的流明數。一般來說,如果是一般家庭劇院的機種,大都介於1000~3000流明;中小型辦公室或教室會用3000~5000流明;大型會議室或禮堂則需要5000~8000流明,如果需要投影螢幕尺寸很大的話,甚至需要上萬流明都有可能。此外,如果活動要保持燈光打開的狀態,也要比關燈時的流明再更高些。

除了亮度之外,擺放的位置也很重要,一般來說,只有極短焦的投影機才有辦法僅距離螢幕30cm便可投影80吋的畫面,其餘機種皆須距離螢幕2~3公尺以上方可投影,所以在租借場地時,要注意投影機是否懸吊於天花板上,否則請務必事先預留投影的空間。現在,許多餐廳咖啡廳場地也開始提供包場的服務,並且採購投影機來提供課程、會議、講座活動的使用,租用前可以先了解投影機的型號,上網搜尋該機種的流明數,避免上課投影效果不彰。

       

無線網路

現今的大型的會議或是課程講座活動,參與者通常都有一至兩個以上的裝置(電腦/手機/平板),因此一個好的場地,必須具備可供多個裝置連網的WiFi環境。很可惜的是,大多空間準備的WiFi分享器,都是家用型的分享器,即使使用標榜為企業級的分享器,每個分享器可供連網的裝置數量通常到20個就是極限了,因此使用者可從基地台的數量,大致推敲出可供連網的裝置數量,以經驗來說,需要的數量依據會議的性質會稍不同,大約落在人數的80%至130%之間,即100人的會議,需要準備至少可供80-130台裝置連網的設備才能提供品質好的WiFi環境。

        

桌椅擺放

根據會議、講座形式的不同,使用者會選擇不同的桌椅擺放方式,而桌椅的擺放方式會大大影響可容納的人數,在選擇場地前必須先行了解,如果以一般常見的折疊椅(45cm*45cm)和折疊桌(120cm*45cm)大小為基準的話,只擺椅子不擺桌子的「劇院型」,方正完整的空間約可容納坪數*4左右的人數;如果是每兩人用一張桌子的「教室型」,約可容納坪數*2.5左右的人數;如果是將桌椅擺放成「ㄇ型」或是將數張桌子合併的「小組討論型」,則可容納坪數*2左右的人數使用。在租借場地前,要清楚桌椅擺放的方式,屆時才不會發生空間不足的窘境。

       

其他設備

舉凡麥克風設備須確認數量有幾隻、是否可供無線使用、有無耳掛式麥克風的需求等。電腦設備相關設備也記得注意蘋果電腦的要有特別的投影轉接線、投影筆、雷射筆、黑白板等,也都是會議中可能會使用到的設備,在租借前可先行確認場地是否提供,需不需要額外收費等,避免後續爭議。

      

(Photo via tiarescot CC License)

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